Het kiezen van de juiste beheer software kan u later veel tijd en moeite besparen. Maar laat het nou net zo zijn dat het zoeken naar de juiste oplossing ook veel tijd en moeite kost. Er zijn verschillende aanbieders actief en het is moeilijk om door de commerciële teksten heen de verschillen tussen de betreffende aanbieders te vinden.
Het is verstandig om in uw preselectie altijd voor een aanbieder kiezen die een demo aanbiedt. Middels een goede online demo kunt u op zijn minst een eerste indruk over de applicatie krijgen. De betere aanbieders zullen altijd een online demo aanbieden. Ook een persoonlijke demo of een gratis proefperiode om kennis te maken met het programma kan u helpen bij het maken van een goede keuze.
Als u al gebruik maakt van software om uw VvE te beheren dan weet u ongetwijfeld al wat er belangrijk is voor u. Toch heeft u misschien nog niet gedacht aan de nieuwe mogelijkheden die door technologische ontwikkelingen tot stand zijn gekomen. Wanneer u voor het eerst overweegt software te gaan gebruiken om uw VvE te beheren is het helemaal moeilijk een keuze te maken. Daarom zetten we hier voor u een paar mogelijkheden op een rijtje:
Er wordt veel software aangeboden waarmee men enkel boekhouding of administratieve werkzaamheden kan uitvoeren. Sommige van deze software wordt zelfs gratis aangeboden. Voor het beheer van één of meerdere VvE heeft u echter met meer specifieke zaken te maken. Van het berekenen van de ledenbijdragen tot het opstellen van de afrekening en alles wat daar tussenin valt zoals relatiebeheer, communicatie, onderhoud en documentenbeheer. Er zijn weinig professionele aanbieders actief die een complete oplossing bieden. Gate Software is een van hen.(GatePMS)
Een paar vragen die u gelijk moet stellen, met name wanneer de gegevens extern worden opgeslagen zijn: "Zijn de gegevens van mij?", "Kan ik mijn gegevens "migreren" als ik later voor een andere (betere) oplossing wil kiezen"?
Bij een aantal van de huidige aanbieders is dit niet vanzelfsprekend. Sommige worden ineens heel onvriendelijk (Getuigenissen van klanten) wanneer een “exit” ter spraken komt en bij anderen is een migratie technisch onmogelijk door de manier hoe de gegevens worden opgeslagen.
GatePMS is de enige applicatie die standaard een Database export functie biedt.
Werken in de Cloud heeft de toekomst. Niemand twijfelt daar aan. Geen installatie, geen beheer kosten, geen updates, niets dat de gebruiker onnodig en blijvend gaat belasten. Werken in de Cloud betekent dus dat er geen aparte software meer op uw computer geïnstalleerd wordt. De applicatie draait in de Cloud (Internet) en wordt als DIENST aangeboden. U betaal ook alleen voor het gebruik hiervan. Uw gegevens zijn altijd en overal beschikbaar. Het enige dat u nodig heeft is een Laptop, PC of Tablet met Internet toegang.
GatePMS is een van de weinige Cloud applicatie voor VvE Beheer
De prijzen voor software om uw VvE te beheren lopen sterk uiteen maar de prijs is ook niet alles. Zoals gezegd bestaan er zeer beperkte soms gratis programma's maar deze komen sterk overeen met een administratie in Excel. U wilt echter als professionele beheerder zo veel mogelijk processen automatiseren. Het verhoogd de efficiëntie met als resultaat lagere kosten voor u en uw klanten. Een volledig geïntegreerde oplossing helpt u meestal dit te bereiken. Ook hier verschillen zoveel de prijzen als ook het niveau van automatisering. De juiste vraag is dus niet wat het kost, maar hoeveel het automatisering en optimaliseren van uw processen u oplevert?
De diverse processen vragen binnen de Vereniging enige begeleiding. Als een appartement verkocht wordt, moeten de diverse partijen de correcte gegevens toegezonden krijgen. De VvE heeft hier een plicht. Indien dit proces geautomatiseerd is, kunt u in een paar eenvoudige stappen de werkzaamheden uit laten voeren door partijen automatisch van de noodzakelijke informatie voorzien worden.
Een ALV organiseren zonder geautomatiseerde processen is een tijdrovende activiteit. Er zijn allerlei documenten die aangemaakt en gepubliceerd moeten worden. Denk aan uitnodigingen, agenda, machtiging, notulen en aanwezigheidsregistratie.
Software welke deze processen voor geautomatiseerd heeft, zorgt voor borging en efficiëntie.
Heeft uw VvE een actief bestuur waarbij ze een deel van de werkzaamheden zullen gaan uitvoeren is het van belang dat ze toegang hebben tot een platform die het samenwerking faciliteert en reguleert. Om dit te realiseren is een Cloud oplossing ideaal. U heeft ten alle tijden, met uw inloggegevens toegang vanuit uw eigen computer of laptop.
Het is ook belangrijk dat alle leden toegang tot VvE informatie krijgen, hun eigen gegevens kunnen bekijken c.q. wijzigen en meldingen kunnen vastleggen. U kunt de e-mails en andere correspondentie zien welke door uw medebestuurders namens de VvE zijn verstuurd. Men heeft inzage in de bankafschriften en weet welke opdrachten verstrekt en welke nog open staan. Mogelijkheid tot het bepalen wie wat kan binnen de applicatie maakt dat u volledig in controle bent. Het softwarepakket moet dus toegankelijk zijn met enkel de beperking waar u deze wenst.
Niet alleen veelzijdige toegang is belangrijk maar ook de toegankelijkheid voor wat betreft het niveau van kennis van automatisering. Als u een programma heeft waar de meeste gebruikers een cursus voor nodig hebben om dit te kunnen gebruiken roept dit weerstand op. Als men na drie keer klikken de “draad kwijt” is zal dit het gebruikt ontmoedigen. Een waardevolle automatisering staat of valt met het toepassen van de mogelijkheden van het programma. Hoeveel een programma ook kan, als het niet gebruikt wordt, is het geen goede investering! Gebruiksvriendelijkheid is dus een belangrijk criterium bij de keuze voor uw toekomstige software.
